Het is al weer een tijdje geleden dat ik de column schreef m.b.t. het verslag van de EGEM masterclass in combinatie met de paarse krokodil. In die tijd is er ontzettend veel gebeurd op het gebied van Elektronische dienstverlening.
Ballenbak en routeplanner:
Door EGEM werd de ballenbak in combinatie met de Egem routeplanner geïntroduceerd. Een handig stukje gereedschap, waarmee je, ook voor de digibeet, overzichtelijk weer kunt geven wat er allemaal op ons als gemeente afkomt. Een handige toevoeging op de routeplanner was de optie waar je als gemeente zelf je eigen projecten in beeld kon brengen, naast de overheidsprojecten. Deze combinatie maakte het kleurenpalet compleet. Voor onze gemeente vertaalde zich dat tot 80 grote en kleinere projecten, die wij in een tijdbestek van 3 jaar zouden moeten verwerken. Uit deze projecten vertaalden wij 35 naar E-dienstverlening, met als speerpunt een zeer korte doorlooptijd. Met een kleine groep mensen pakten wij deze lijst aan en probeerden snel het “laag hangende fruit” te oogsten. Deze projecten hadden veel impact op de elektronische dienstverlening en dit vertaalde zich rechtstreeks naar een nieuw in te richten internetsite( www.woerden.nl ). Vol overtuiging gingen wij aan de slag en nu ruim een jaar later plukken wij er onze vruchten van. De jaarlijkse continue monitor van http://www.advies.overheid.nl/continu/gemeente/ vertaalde onze inspanning de afgelopen drie jaar naar een 1e plaats in haar categorie gemeente tot 50.000 inwoners en plaatste ons 3 jaar op rij in de top 3 op het landelijke podium. Nu deze plaats nog vast zien te houden, want achter de schermen draait de informatiemachine op volle toeren.
Centrifugale krachten binnen het gemeentelijk ICT:
Tijdens het schrijven van dit artikel speelde ik met de gedachte dat de werking van een wasmachine en haar centrifugale krachten als metafoor zich vlekkeloos liet vertalen naar de situatie waarin wij als gemeenten verkeren.
Zo is een wasmachine opgebouwd uit techniek en programmering.
Het apparaat wordt gebouwd, onderhouden en bediend door mensen.
- Lees: Ontwikkelaar, softwareleverancier, gemeente en burgers/instellingen.
Hoe wij de machine bedienen bepalen wij als klant en eigenaar van het apparaat zelf.
Wij kunnen zelf kiezen hoe wij onze was het liefst draaien.
- Lees: Eigen invulling aan benodigde investeringen, inzet personeel, nut en noodzaak
Zo kunnen wij zaken als: vulgewicht, samenstelling wasgoed, programmering en gebruik van waspoeders en –verzachter zelf invullen.
- Lees: Toepassing van hardware, software, inzet externe diensten.
Wij eisen echter één gezamenlijk eindproduct t.w. schone was die binnen de korte tijd op zo energiezuinig mogelijke manier de machine uitkomt.
Juist hier zit hem de kneep vertaald naar onze gemeentelijke informatiehuishouding. .
De mens:
De informatievoorziening moet zo eenvoudig zijn dat iedere klant er gebruik van kan maken meerdere kanalen. Het bedieningsgemak van deze informatiemachine moet dus van een “zeer” hoog niveau zijn en moet het liefst 24*7 beschikbaar zijn. Gezien de diversiteit van systemen en toepassingen wordt er veel gevraagd van degene die deze producten moeten maken c.q onderhouden. Helaas beschikken de meeste gemeenten niet over een informatiearchitect, die de combinatie van informatiemanagement en beschikbare ICT toepassingen op goed kan doorgronden, met elkaar in verband kan brengen en vervolgens naadloos aan kan sluiten op de gewenste informatievraag.
Consultancy
Ook hier worden wij gemeenten natuurlijk op onze wenken bediend. Wij laten ons adviseren door de consultancy bureaus van deze wereld en proberen die kennis in onze plaatselijke architecturen in te passen. Als het een beetje mee zit mogen wij ons bij laten staan door de inhuur van een “betaalbare” specialist, die ons plaatje vertaalt naar een Programma Van Eisen. Dit PVE wordt vervolgens weer ingevuld door een toepassing van onze gemeentelijke software leveranciers “et voila”, de cirkel is rond. Met een beetje geluk hebben wij “het systeem” dat ons een stapje dichter bij het gewenste resultaat brengt.
Samenwerkingsverbanden:
Dan zijn er nog de samenwerkingsverbanden als: DIMpact, GOVunited en ANDESsen. Zij hebben echt het beste met ons voor, maar hebben onvoldoende oog voor het feit dat wij als gemeenten de bomen door het bos niet meer zien. Daarnaast is, voor een doorsnee gemeente, nauwelijks een inschatting te maken wat de consequenties zijn voor de toekomst. Ook de hoogte van de inleggelden en onduidelijke toekomstige financieringen is een moeilijk te nemen hobbel. Het merendeel van de gemeenten zien dit soort gemeenschappelijke aanbestedingen als “ver van hun bed show”, omdat er vaak investeringen voor in de toekomst mee gepaard gaan die lastig inpasbaar zijn in de gemeentebegrotingen. Helaas worstelt een groot deel van de gemeenten nog om hun eigen bestaansrecht en zijn de financiën hard nodig om het eigen hoofd boven water te houden.
Zo blijven vaak vragen onbeantwoord zoals: “Hoe houd ik deze informatie systemen in de Lucht ?. Hoe kom ik aan gekwalificeerd personeel dat bij onze budgetten past ?.
De techniek:
Afhankelijk van de inhoud van onze portemonnee kunnen wij als gemeenten, computersystemen en software in huis halen die ons ondersteunen bij onze dankbare taak. Grotere gemeenten hebben vaak een groter besteedbaar budget en kunnen zich veroorloven om een “A” merk te kopen. Zij kunnen vaak over voldoende budget beschikken om “externen” de zaak goed te laten implementeren. Ook hebben deze grotere gemeenten vaak hun werkprocessen goed in kaart gebracht, waardoor de techniek efficiënter ingeregeld kan worden. Kleinere gemeenten daarin tegen hebben een kleine beurs en zullen het met veel minder moeten doen. Dit heeft helaas vaak tot gevolg dat de kwaliteit ook eerder achterblijft en er vaak zaken dubbel worden ingericht.
De programmering:
Zoals bij de aankoop van een wasmachine geld, vaak is bewezen, dat de duurdere “A” merken langer hun werk doen. De te gebruiken programma’s en onderdelen zijn zorgvuldig uitgekozen en door de beste ontwikkelaars tot een goed eind product in elkaar gestoken. Alle programma’s werken goed samen en zijn zo doorontwikkeld dat zij het beste eindresultaat leveren.
Dit vertaald zich naar de gemeentelijke informatievoorziening.
Adviesbureau’s
Advies bureau’s groeien als paddestoelen uit de grond en de consultant’s staan met hun adviezen klaar om ons te helpen met onze rol als informatiemakelaars.
Ook hier geld vaak de gouden regel: “hoe meer beschikbare middelen, des te hoger gekwalificeerdere kennis en ondersteuning”.Jammer dat wij te weinig profiteren van de kennis die er binnen onze gemeente aanwezig is. Helaas levert een extern bureau vaak in een korte tijd een rapportage op die vaak erg algemeen is en al meerdere malen bij vele gemeenten is verkocht. De achterblijvende vakspecialisten moeten daar dan chocolade van maken, hetgeen dan vaak toch niet toe te passen valt in de praktijk.
Ondersteuning vanuit ICTU etc.
Gelukkig snelt de overheid ons nu ook te hulp om deze moeilijke klus te klaren. Er is geen uniform recept en centrale regie is ver te zoeken. Politiek Den Haag kan nauwelijks zelf de touwtjes op tijd aan elkaar knopen.
Eerst Egem, nu omgedoopt in KING komt ons te hulp met het klaren van de vele moeilijke klussen zoals het stroomlijnen van onze basisgegevens.
Helaas blijkt in de praktijk dat de “informatiemachine” nooit stabiel lijkt te centrifugeren. De trommel wordt vaak te vol geladen. Tijdens de werking van het programma wordt en vaak weer wat bij gepropt, waardoor de trommel in onbalans raakt.
BurgerServiceNummer:
Neem nu de invoering van het BurgerServiceNummer(BSN). Eerst stond dit fenomeen op de “hotlist” maar de programmering bleef achter. Nadat de kans van slagen van het BSN was opgegeven gaf de eerste kamer op 10 juli 2007 alsnog groen licht voor de invoering hiervan. Vanaf dat moment restte er nog maar drie maanden tijd om de vele programma’s opnieuw te inventariseren en uit te rusten met dit nieuwe nummer. Het is natuurlijk een belangrijke stap en bittere noodzaak om personen in onze informatiehuishouding eenvoudig te kunnen identificeren met een “wettelijk verplicht” nummer. Door toepassing van dit nummer, als persoonlijke “sleutel” tot informatie, wordt er weer een mijlpaal gezet bij het stroomlijnen van de basisgegevens.
Waar het allemaal begon: OverheidsLoket 2000
Dit “stroomlijnen” lag al vanaf het programma OL2000, welke tussen 1996 en 2002 hard werkte aan dit ideale beeld om alle overheidsloketten samen te laten werken en om de overheid vraaggerichter haar diensten te laten aanbieden. In die periode leefde de één-loketgedachte al en waren er vier belangrijke speerpunten waaronder programma OL 2000 haar doelstellingen probeerde te halen, t.w.: vraagoriëntatie, samenwerking in publieke dienstverlening, Integrale dienstverlening en betere inzet van ICT.
Autonome softwareleveranciers:
Helaas kan ik uit ervaring spreken dat er in die tijd aan een groot aantal randvoorwaarde niet kon worden voldaan. Zo werkte het “hulpmiddel ICT” totaal nog niet en waren koppelingen van bestanden vrijwel onmogelijk. Ook was “de markt” er in het geheel nog niet klaar voor. Bedrijven als Centric en Pink Roccade waren zelf nog aan het pionieren, laat staan dat wij als gemeenten dit mooie doel konden verwezenlijken. Het was absoluut geen onwil, maar kennis en ervaring ontbrak. Alleen enkele 100.000+ gemeenten sorteerden voor op deze ontwikkeling en ontwikkelde een eigen I-visie.
Cursus I-visie
In 2001, op het moment dat de hele wereld wankelde “911” volgde ik een I-visie cursus bij de Informatiewerkplaats van de gemeente Den Haag Hier werd al serieus over de toekomstige ontwikkelingen gesproken, zoals het gebruik van “digitale kluisjes”, persoonlijke chipcards met medische informatie etc.
Eerste Informatiebeleidsplan voor Woerden MET I-visie:
Vol goede moed probeerde ik de opgedane kennis in de praktijk te vertalen naar een nieuw informatiebeleidsplan voor de gemeente Woerden. Zo sprak ik over het investeren in “kennismanagement” , het schrijven van werkprocessen en vertaalde mijn visie naar een stappenplan. Toen dit plan in de woerdense gemeenteraad gepresenteerd zou gaan worden bleek dit echter nog niet aan te sluiten bij het gedachte patroon van onze gemeente in 2002. Het plan werd als niet realistisch van de hand gedaan en belandde in de ijskast.
De visie van 2002 bleek te kloppen met de praktijk van 2006:
Toen ik dit plan in 2006 nog eens onder het stof vandaan haalde constateerde ik met enige genoegdoening dat er veel van mijn visie naar de werkelijkheid was vertaald.
Dan het gemeentelijke Internet en intranet. Iedereen begon driftig te bouwen aan “iets” wat deze vraag in moet vullen. De landelijke overheid verwachtte van gemeenten dat zij minimaal 64% van de papieren informatie elektronisch beschikbaar stelde aan de burgers via internet. Dit resulteerde vaak in statische, gescande, niet doorzoekbare elektronische documenten dat al snel het imago van :” de omgevallen boekenkast “kreeg i.p.v. een eenvoudig doorzoekbare gemeentelijke encyclopedie. November 2004 lanceerde de Tweede Kamer het Actieprogramma Andere Overheid, waarin een 64-tal projecten werden benoemd.
Rol EGEM:
Egem heeft deze projecten als hulpmiddel voor gemeenten vertaald naar een z.g. routeplanner, waarin de samenhang en volgtijdelijkheid op eenvoudige wijze in kaart wordt gebracht.
Programma Andere Overheid
Tijdens het schrijven van deze column in december 2007 moeten wij, als gemeenten, nog steeds onze “eigen programmering” aanpassen aan die van de landelijke overheid. Gelukkig is de vrijblijvendheid van het stroomlijnen van de basisgegevens er behoorlijk af en wordt de invoer hiervan onderbouwd door wetgeving. De “verplichte ingangsdata” zetten de nodige druk op de ketel en bespoedigd de invoering van o.a., Modernisering GBA (MGba), Basis Adressen en Gebouwen (BAG), Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO),Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB), BurgerServiceNummer (BSN), etc.
I-tsunami aan projecten:
De impact van de vele projecten(I-tsunami) is vooral te horen bij kleine gemeenten. Vaak wordt de ICT “toko” hier gerund door slecht enkele mensen en kunnen zij met moeite tijd vrijmaken voor extra vernieuwingen. Ook het verzamelen van de benodigde kennis blijft vaak achter i.v.m. het draaiend houden van de gemeentelijke “winkel” Zij zien wel degelijk het “nut en noodzaak” in van het stroomlijning van de basisgegevens.
Kantelen van bestaande ICT bedrijfsinformatiearcitectuur
Daarnaast worden zij ook voortdurend geconfronteerd door o.a. de leveranciers om voorzichtig te denken aan ontwikkelingen als een Service Oriented Architecture (SOA) met een heuse Front- Mid- en Backoffice. Zo komen er terminologie als gegevensmakelaar (broker), gegevens- en zakenmagazijn, document management systemen en soms zelfs een KlantContactCentrum voor, waardoor de bomen door het bos niet meer worden gezien.
De overheid ziet onze gemeenten graag doorontwikkelen naar het portaal van de overheid, volgens het “No wrong door” principe. Dit gaat dus nooit lukken zonder een goede informatiearchitectuur, waarbij alle benodigde informatie op een eenvoudige manier beschikbaar komt voor onze klanten. Daar zijn dan ook direct mensen voor nodig die niet als “techneut” maar als informatie architect in de schoenen van de klant kunnen staan. Helaas zijn er maar weinig gemeenten die zo’n specialist “vrij” kunnen maken voor deze klus en wordt het er vaak bijgedaan door een Coördinator I&A. Deze heeft zijn handen vol aan het doorvoeren van de “verplichte nummers” die de politiek en de organisatie hen heeft opgedragen. Zo hebben wij als gemeente de verplichting om onze informatie architectuur, processen en systemen zodanig aan te passen dat wij onze authentieke basisregistraties zo verwerken dat zij eenmalig verwerkt worden en beschikbaar komen voor meervoudig gebruik. Dat vergt veel extra inspanning van veel mensen binnen de gehele gemeentelijke organisatie en er is kennis, inspanning en geld voor nodig om deze klus te klaren .
Ondersteuning Egem-I:
Gelukkig heeft Den Haag geld vrijgemaakt om ons als gemeenten te ondersteunen bij deze klus. Via Egem is het mogelijk om het specialisme van een Egem-I adviseur te gebruiken bij het klaren van de klus.
Nadat onze gemeente zich voor deze ondersteuning had aangemeld bij EGEM werd vrij snel daarna een z.g. ICT quickscan uitgevoerd. Aan de hand van deze uitslag werd een passende propositie opgesteld. Met deze propositie konden wij als gemeente keuze maken uit een lijst met Egem-I adviseurs. Nadat de keuze was bepaald werden al snel de eerste stappen gezet die voor onze gemeente noodzakelijk waren om een goede invulling te geven aan onze wettelijke verplichtingen.
Ketensimulatie:
Het werken in een informatieketen kwam ook uitgebreid aanbod. Door zowel leden van de directie, het management als collega’s in onze informatie keten werd deelgenomen aan een z.g. keten simulatie Basisregistraties. In dit “rollenspel” wordt gebruik gemaakt van simulatiesoftware, waarbij iedere deelnemer ingedeeld wordt bij een van de keten partners (Burgerzaken. Sociale Zaken, Woningbouw, Brandweer, Politie etc.) Iedere deelnemer kan op die manier precies volgen hoe sterk of hoe zwak een schakel in het werken binnen een keten verband kan zijn. Voor velen werd deze simulatie als een “eye opener” ervaren.
We zijn gelukkig op de goede weg, maar moeten uitkijken dat de dirigent niet te ver voor zijn orkest uitloopt.
Kennissessies:
Gelukkig kunnen wij ons als gemeenten ook laten informeren via kennis sessies, waarbij wij ons gesteund kunnen voelen bij de zoektocht naar oplossingen voor onze kernproblemen. Zo zoeken wij allemaal naar oplossingen om de enorme digitaliseringsdrang in het gareel te houden. Nadat wij de oude tekstverwerkers over boord hadden gezet en gebruik gingen van toepassingen zoals Word, Excel etc. werd het mogelijk om in zeer korte tijd, op eenvoudig wijze, een enorme berg digitale documenten te produceren, Toen ook E-mail binnen onze kantoorautomatisering beschikbaar kwam was de “digitale puinhoop” compleet. Nu geeft het ons “kopzorgen”, omdat wij allemaal in staat zijn om ongecontroleerd mondiaal zaken kunnen doen, zonder dat DIV hier weet van heeft. De tijd dat elk briefje via een enveloppe het gemeentehuis verliet is al jaren achter ons. Aan de ene kant natuurlijk een briljante ontwikkeling, maar tegelijkertijd een nog grotere chaotische puinhoop van zwervende elektronische documenten en digitale post = e-mails(75% ). Over de samenhang nog maar niet te spreken. De ontwikkelingen gaan zo snel dat de vakmensen van postregistratie en archivering, c.q. Documentaire Informatie Voorziening, het nog nauwelijks kunnen volgen. Vaak bestaat de afdeling DIV binnen een gemeente uit vakkundig opgeleide mensen die hun vak verstaan op het gebied van archivering en registratie. Helaas bezorgt deze snelle ontwikkeling een extra zware druk op de schouders van deze mensen en vergt het een enorm aanpassingsvermogen van deze vakgroep. Zo moeten de DIV’ers zich plotseling in vier werelden verplaatsen t.w. hun vertrouwde Record Management Wereld, waarin volgens strakke wetgeving en regels wordt aangegeven “hoe te handelen met documenten en dossiers” en de zeer actuele zaken als:”document-, zaken- en kennismanagement. Ook moeten zij het “oude denkpatroon” loslaten om een document pas dan de status ‘digitaal beschikbaar’ te geven als alle handtekeningen, parafen en stempels zijn geplaatst. Immers, volgens deze denkwijze zal een DIV’er het document dan pas gaan scannen, aan het einde van het proces, als hij/zij het in analoge vorm op zou bergen in een papieren dossier. Pas dan ontstaat het complete digitale dossier en wordt het beschikbaar gesteld aan de organisatie.
Deze manier van denken en werken wordt ook wel getypeerd met de uitdrukking: “Generatie Einstein” denken. Wij moeten als gemeente juist meegroeien met de realiteit en inzien dat de huidige generatie gebruik maakt van communicatiekanalen en informatie uitwisseling die meestal geheel digitaal verloopt. Wij zullen ons als gemeente dus snel aan moeten passen aan deze ontwikkelingen willen wij in staat zijn om het “erfgoed” op een juiste wijze te kunnen bewaren. Uiteraard moeten wij de “Einstein Generatie” niet uit het oog verliezen en daar waar nodig de helpende hand bieden.
Gelukkig worden wij gesteund door specialisten op dit gebied die ons helpen bij het maken van onze keuzes. Zo ook met de invulling van onze rol bij het verwerken van digitale documenten en de daarbij behorende processen.
Van koude naar warme dossiers
De dag na het vertrek van de Spaanse “goed heiligman”, trakteerde prof. dr.ir. Wouter J.Keller zijn 160 deelnemers, (100 gemeentelijke vertegenwoordigers) op de resultaten van het vergelijkend onderzoek naar gemeentelijk document management en workflow oplossingen. Vanuit het auditorium van de Vrije Universiteit in Amsterdam, begon Keller zijn seminar met een openingsspeech waarin hij direct aangaf dat hij de geplande tijd hard nodig had om het bomvolle programma door te werken.
Onderzoek gemeentelijke document management en workflow oplossingen:
In het testlab van Keller werden door 8 leveranciers complete DMS oplossingen ingericht c.q. ter beschikking gesteld. Deze werden uitgebreid getest en beoordeeld door een ter zake kundige specialisten, die hun bevindingen vertaalden naar z.g. dambord rapportages. De bevindingen werden vervolgens door een stuurgroep(EGEM, Breda, Den Haag, Maastricht en Utrecht) getoetst.
Keller wist de onderzoeksresultaten op een boeiende wijze over te brengen op zijn publiek. Hij wisselde zijn kennis blokken af met twee ingelaste reclameboodschappen van de acht deelnemende leveranciers. Deze kregen elk 15 minuten spreektijd om hun producten in een vogelvlucht te presenteren.
De kennis sessies gaven inzicht over o.a. de volgende aspecten: scannen, registratie, eforms/email, warm archief: workflow, versies, zaken magazijn, koud archief: classificatie, bewaren, vernietigen, output: navigeren, zoeken, print/reports, extra’s: web CMS, portal, RIS/BIS, beveiliging: authenticatie, rechten/rollen, audits en zaken als functioneel/technische architectuur, gebruikers interviews, vergelijkend onderzoek leveranciers en kosten (incl. implementatie).
Iedere deelnemer kreeg een praktisch boekwerk waarin de bevindingen werden samengevat. De onderzoeksresultaten kunnen gebruikt worden bij de keuze van een toekomstige implementatie of aanpassing aan de huidige informatie architectuur. Keller gaf als visie boodschap mee dat wij “dik” moesten gaan denken, daar waar het gaat in het doorontwikkelen van een Mid Office. Hij gaf daarbij specifiek aan dat wij niet moesten denken aan technische hype’s als NORA’s en ESB’s maar vooral moesten doorontwikkelen naar “simpele” generieke applicaties-, gegevens- en proces architecturen, waarbij hij de slogan bezigde: “keep it simple ! Grote visie, kleine stapjes”.
Mark van de Broek van Egem vulde Keller enkele malen aan en gaf aan dat wij vooral niet op regie vanuit Den Haag moesten wachten, maar vooral zelf aan de slag moesten gaan.
Aan het einde van de dag had ik het gevoel dat de informatie nuttig was en ik voelde mij gesteund in door mij eerder gedane conclusies. Helaas realiseer ik mij maar al te goed dat mijn I-visie als Coördinator ICT van onze gemeente niet altijd wordt gedeeld door de visie vakafdelingen. Vaak denken zij nog verkokerd en in sommige gevallen zelf met zonder dat zij zelf erg hebben in hun “Einstein denken”. Zij zien hun werkvoorraad en verplichtingen en gunnen zich vaak niet de ruimte“ om eens bij de buren te kijken.
Ik huldig het standpunt dat wij, als gemeente, alle klantvragen op een uniforme manier pas kunnen afhandelen op het moment dat wij onze werkprocessen volledig aanpassen vanaf de Frontoffice(klant) via de midoffice naar de backoffice.
Het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP):
Commissie Wallage zette de zaak eens keurig netjes op een rij voor de route die uiteindelijk zou moeten leiden naar een goed functioneren (e) dienstverlening. Het Nationaal Urgentie Programma, de titel die de eerste versie meekreeg klonk kennelijk te heftig en werd omgedoopt in het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP). Dit programma maakte het duidelijk dat het noodzakelijk was om prioritering aan te brengen in de vele projecten die als ballen uit de lucht kwamen vallen binnen gemeenteland.
Het was inmiddels duidelijk geworden dat de beleidsmakers ICT, coördinatoren en politicie niet in staat waren om al jonglerend de juiste ballen op te vangen en in prioriteit weg te spelen. De Egem-I teams zorgde voor structuur en de gemeenten die zich bij lieten staan door een e-adviseur van Egem konden gestructureerd realisatieplan, waarin een groot aantal projecten volg ordelijk in de tijd werden gezet en gelabeld werden met een financieel prijskaartje. Deze aanpak maakte het mogelijk om appelen met appelen en peren met peren te vergelijken.
De uitkomst van de vele realisatieplannen gaf inzicht in de (on)mogelijkheden van de vele projecten en de daarbij al dan niet begrootte financiën en tijdslijn. Het uiteindelijke meesterwerk gaf inzicht aan het bestuur en zorgde voor handvatten om de noodzakelijke tijd en middelen inzichtelijk te maken voor het bestuur. In 2009 werd voor de laatste keer ondersteuning gegeven door Egem. Een addendum op het vastgestelde realisatieplan, completeerde de projectenbundel met de laatst actuele projecten conform de formule, tijd, geld en inzet van recources.
Bedrijfsinformatiearchitectuur, bittere noodzaak:
Een ding werd duidelijk. Een goede coördinatie, het inrichten van een bij de gemeentelijke organisatie passende bedrijfsinformatiearchitectuur was onontbeerlijk. Alleen het inzichtelijk maken en afstemmen van het bestaande ICT landschap maakt het mogelijk om aan de klantvraag te voldoen. Gemeenten zijn van oudsher vakinhoudelijk georganiseerd, maar over de afdelingen heen is de uitwisseling van juiste en tijdige informatie nog steeds een “mission impossible”.
Eigenlijk kampen alle gemeenten met hetzelfde probleem. Hoe krijgen wij de organisatie afgestemd op de klantvraag en kunnen wij de informatiestromen dusdanig behe(e)r(s)en dat wij op eenduidige wijze communiceren en uitwisselen via alle, door de klant gewenste kanalen. (fysiek loket,telefoon,internet,intranet,brief,e-mail enz.)
Een goed ingerichte Bedrijfsinformatiearchitectuur, waarbij alle benodigde gereedschappen op juiste wijze worden ingezet maakt het mogelijk om dit nobele doel te bereiken.
Handvatten zijn o.a.: Nederlandse Overheids Referentie Architectuur(NORA), Gemma, Best practices etc. Een juiste mix gebaseerd op open standaarden, met gebruikmaking van best of breed open- en closed source toepassingen is het mogelijk om heel ver te komen.
Daarnaast blijft de ontkokering van de traditionele organisatie nog steeds de grootste uitdaging. Zowel de processen als de rollen kunnen vaak op eenvoudige wijze worden ingepast in de Bedrijfsinformatiearchitectuur. De uidaging zit hem echter in het reorganiseren van de bestaande organisatie, waarbij deze bedrijfsinformatiearchitectuur met de daarbij behorende bedrijfsprocessen naadloos aan zullen moeten sluiten op de organisatie.
Pas wanneer de organisatie beseft, vaak gedreven door een extra duwtje in de rug, dat de klant (die zij zelf intern ook zijn) er alleen beter van wordt, als de mens naar het proces kantelt, dan is er kans op een succesvolle (e)dienstverlening.
Otterbox Amerika heeft, sinds mijn laatste review, behoorlijk haar nek uitgestoken om de opgedane ideeën uit te werken in een nieuw “kant en klaar” product.
Een nieuwtje is de opklapbare, transparante klep. Ideaal !
